나중에 찾을 수 있는 자료 보관 구조

자료를 쌓는 것과 쓸 수 있게 쌓는 것은 다른 일입니다. 차이는 “나중에 어떻게 찾을 것인가”를 미리 정했는지입니다.

찾는 방식부터 정하세요

대부분 이렇게 찾습니다 — “언제쯤”, “누구와”, “얼마짜리”, “무슨 건”. 그러면 이 네 가지가 자료에 붙어 있어야 합니다.

파일 이름에 날짜와 대상이 들어가는 것만으로도 상당 부분 해결됩니다.

파일 이름 규칙

날짜를 앞에 두면 자동으로 시간순 정렬이 됩니다.

원본을 남기세요

정리하면서 원본을 지우면 나중에 문제가 됩니다. 가공본과 원본을 함께 두는 편이 안전합니다.

특히 숫자가 들어간 자료는 원본 대조가 필요해지는 경우가 반드시 생깁니다.

접근 권한도 함께 설계

모두가 모든 것을 볼 수 있는 구조는 편하지만 위험합니다. 개인정보나 계약 정보가 섞이면 특히 그렇습니다.

폴더 단위로 권한을 나눠두면 나중에 정리하기 쉽습니다.